近年、プロジェクトに関わる組織やビジネスパーソンの間で「PMO」という言葉が、よく飛び交うようになりました。皆様はこの「PMO」という存在をご存知ですか？プロジェクトを真剣に考えて業務を効率的に実践しようとする企業の多くは、この「PMO」に真剣に取り組んでいます。そこで本稿では、このPMOについてその意味と、具体的な業務などについてご紹介します。
PMOとは？
PMOは「Project Management Office（プロジェクト・マネジメント・オフィス）」の頭文字を取った言葉です。PMOは、企業や組織において個々のプロジェクトマネジメントの支援を横断的に行う部門や、構造システムのことを指します。
PMBOK（Project Management Body of Knowledge：プロジェクトマネジメント知識体系ガイド）を策定しているPMI（Project Management Institute：プロジェクトマネジメント協会）によると、PMOは「組織内のプロジェクトを統制する仕組みを作り、実行していく組織であること」と説明しています。
要するに、これまでPM（Project Manager：プロジェクト・マネージャー）が統括していた個々のプロジェクトマネジメントを横断的に支援するための組織、ということです。
PMOの役割と導入のメリット
弊社は優秀なプロジェクトマネージャーがいるから大丈夫という企業もいらっしゃるかと思います。しかし、PMOの役割や位置付けについて学べば、その必要性について理解できるでしょう。それぞれご紹介して行きます。
PMOの役割
PMOがプロジェクトの現場でどのような役割を果たすのか？NPMO（Nippon Project Management Office Association：日本PMO協会）によると、PMOの役割を下記のように説明しています。
- プロジェクトマネジメント方式の標準化
- プロジェクトマネジメントに関する研修など人材開発
- プロジェクトマネジメント業務の支援
- プロジェクト間のリソースやコストの各種調整
- 個別企業に適応したプロジェクト環境の整備
- その他付随するプロジェクト関連管理業務
引用：NPMO『PMOとは』
プロジェクト全体の責任を負う管理者がPMであり、PMOはその下に位置する組織です。下という表現は適切ではないかもしれませんが、プロジェクトを統括するのではなくPMのアシスタント的な立ち位置付けという意味で言及しました。PMOは、プロジェクトに必要なリソースを調整したり、プロジェクト・マネジメント方式の調整を行ったりすることで、円滑なプロジェクト推進を支援します。
PMO導入のメリット
次に、PMOを導入するメリットをプロジェクト現場視点と、経営視点でご紹介します。
＜プロジェクト現場視点のメリット＞
- プロジェクト教訓・手法・ベストプラクティスの共有
- プロジェクト品質の高度化
- プロジェクト関連リソース確保・調達の迅速化
- プロジェクトスケジュール管理の高度化
- プロジェクトスコープ管理の高度化
- プロジェクトコスト管理の高度化
- プロジェクトリスク管理の高度化
- プロジェクトメンバーとのコミュニケーションの高度化
- プロジェクトステークホルダー管理の高度化
＜経営視点のメリット＞
- プロジェクトマネジメントの進行に適切な環境の整備
- プロジェクトマネジメントの手法・知識の標準化
- プロジェクト進捗・状況の「見える化」および確認の最適化
- プロジェクト優先順位付けおよび経営判断の迅速化
- プロジェクトマネジメント人財の安定的育成
- プロジェクトへの経営者支援工数の軽減
PMOを取り入れた組織では、プロジェクト・マネジメントに関する意思決定速度が向上し、より正確かつ利益を追求したプロジェクト推進が行えるという大きなメリットがあります。
情報システム専門誌の日経コンピュータが2003年と2008年、2018年に実施したプロジェクト成功率の調査によると、2018年のプロジェクト成功率は2003年から26.1ポイント上昇しており、赤字プロジェクトは格段に減ったと言えます。しかし、それでも半数のプロジェクトは失敗していますし、プロジェクト失敗の理由は15年前と比べて変わっておらず、プロジェクト・マネジメントの現場では依然として多くの問題を抱えています。
出典：日経BP『プロジェクト失敗の理由、15年前から変わらず』
プロジェクトのスコープ管理・コスト管理・リスク管理などの管理項目を高度化し、プロジェクトメンバーとのコミュニケーションの高度化などを実現すれば、プロジェクト・マネジメントによくある課題を解決して、プロジェクト成功率を飛躍させることは可能です。
PMOの職種
PMOに在籍するビジネスパーソンの役割は、組織内における個々のプロジェクト・マネジメントの支援を行うことです。そこで、PMO内ではいくつかの職種を設けて、支援業務の分担を行います。ここではPMOの一般的な職種とその役割をご紹介します。
PMOアドミニストレーター
プロジェクト・マネジメントに関連する社内プロセスを円滑に進め、一般的な事務作業を支援する役割を持ちます。
プロジェクトに必要なデータの収集及び更新、プロジェクト情報の共有・展開・リマインド、会議体のコーディネート、書類作成や管理サポート、経費精算、プロジェクトメンバーの勤怠管理及び稼働管理などが主な仕事内容です。
これらの事務作業をPMが実施するとなると、その負担はかなり大きくなってしまいます。PMOアドミニストレーターがPMの事務作業を支援することで、PMはプロジェクトの統括により集中できます。
PMOエキスパート
プロジェクト環境を整備したりルールを策定したり、それらの改善を実施してプロジェクト・マネジメントの標準化を実施する役割を持ちます。PMO内でも幅広い業務を扱う必要があることから、経験とスキルが求められます。
プロジェクト・プロセスの可視化及び文書化などを実施する「プロセス分析」、プロジェクト情報収集手法の確立や社内定着などを実施する「情報分析」、プロジェクト・ツール類の開発及び改善と標準化などを実施する「ツール分析」、プロジェクト・ステークホルダーとの連携を通じた要求事項やニーズ収集などを実施する「ビジネス分析」、そしてプロジェクト・マネジメントの教育および社内定着化などを実施する「人材開発」が主な仕事です。
PMOエキスパートに、プロジェクト・マネジメントに関する経験やスキルが豊富な人材を配置することで、より円滑なプロジェクト・マネジメント支援が行えます。
PMOマネージャー
PMOという組織を管理するためのマネジメント業務全般を実施する役割を持ちます。
PMO組織戦略及び計画の策定、PMOメンバーの勤怠管理及び稼働管理、PMOメンバーの教育、PMO組織予算の管理、プロジェクト環境やルールの維持及び管理、プロジェクト・パフォーマンスの安定化などが主な仕事です。
PMOもまた組織であり、1つの部門なのでこれを管理するためのマネージャーが必要不可欠です。
PMOを取り入れてみよう！
いかがでしょうか？PMOについて理解すると、これからのプロジェクト・マネジメントの成功に欠かせない組織だということがお分かりいただけるのではないでしょうか。現在ではPMO設置のための支援活動も活発になっているので、まだPMOを設置していないという場合は、この機会に検討してみてはいかがでしょうか？
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